Dynamics 365 CRM - Workflow dupliceren

20/02/2019 | Software

Het komt geregeld voor dat je bij het werken in Dynamics 365 CRM zaken moet aanpassen, bijvoorbeeld in workflows, waarmee je tegen een probleem aanloopt: vaak kan je niks aanpassen zonder de processen eerst te deactiveren, en juist dat kan niet omdat dit gevolgen heeft voor de dagelijkse gang van zaken. Nu kan je veel afvangen door te werken in de sandbox-omgeving en alles, inclusief workflows, over te zetten naar de live-omgeving. Dat gaat alleen niet altijd. Je ontkomt er dus niet aan om buiten werktijd dergelijke aanpassingen te doen. Of is er toch een andere oplossing?

Processen en sjablonen (workflows)

Op het eerste gezicht lijkt het dat Microsoft het dupliceren van workflows binnen Dynamics 365 CRM (of kortweg CRM) niet toestaat. Dat is, zeker als je langere en/of complexe workflows hebt gemaakt, vaak erg vervelend. Zoals gezegd, moet je workflows eerst deactiveren voordat je deze kan aanpassen. Workflows kan je over het algemeen echter niet zomaar even deactiveren omdat er bedrijfsprocessen afhankelijk van zijn en je die daarmee stil zou leggen.

Tot ik achter onderstaande tip kwam, moest ik dan ook met regelmaat na werktijd werk aan workflows uitvoeren om de dagelijkse gang van zaken in het bedrijf niet te verstoren. Dat is nu grotendeels niet langer nodig, tot vreugde van het thuisfront.

Wanneer je een workflow hebt gemaakt, blijkt deze namelijk eenvoudig om te zetten van een proces naar een processjabloon, waarna je deze kan gebruiken als basis voor een kopie-workflow. Wanneer je dan de workflow moet aanpassen, doe je dit eerst in de kopie. Vervolgens deactiveer je het origineel en activeer je de kopie. Pas nu het origineel aan zodat deze weer overeenkomt met de kopie om ze ‘gesynchroniseerd’ te houden.

Begin met het openen van het proces welke je wilt dupliceren en deactiveer deze.
Workflow deactiveren in Dynamics 365 CRM

Zet vervolgens het proces om naar een processjabloon bij Activeren als.
Workflow omzetten naar processjabloon in Dynamics 365 CRM

Sla nu de workflow op en activeer deze weer.
Workflow activeren in Dynamics 365 CRM

Voeg nu een nieuw proces toe van de categorie Werkstroom en kies hierbij dezelfde Entiteit als welke in je ‘oude’ workflow werd gebruikt. Je zal zien dat het ‘nieuwe’ sjabloon meteen in de lijst getoond wordt. Zet vervolgens het type proces op Nieuw proces van een bestaande sjabloon en selecteer het sjabloon. Klik tenslotte op OK om de workflow te laten ‘dupliceren’.
Workflow op basis van een processjabloon toevoegen in Dynamics 365 CRM

Heb je het sjabloon (voorlopig) niet meer nodig? Zet deze dan terug om van een processjabloon naar een proces, zodat je originele workflow weer draait.
Heb je het sjabloon vaker nodig? Maak dan, naast je kopie-workflow, nog een extra workflow op basis van het sjabloon zodat je de originele workflow ook weer hebt. Deze bestaat en draait nu immers niet meer, want die heb je omgezet naar een sjabloon!

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *